Wie zijn we?

NLG Verzekeringen is een gevolmachtigd agent. Een gevolmachtigd agent is een professionele financieel dienstverlener die namens verzekeraars werkzaamheden verricht. Daarbij kunt u denken aan het offreren, accepteren en muteren van verzekeringsovereenkomsten, het voeren van een polis-administratie en schade-behandeling. De verzekeringsovereenkomst komt tot stand tussen de verzekeraar en u respectievelijk uw werkgever.

Waarom dit statement?

Wij zijn ervoor verantwoordelijk om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. In dit privacy statement informeren wij u hierover.

Verwerking van uw gegevens en/of betrokkene

Uw persoonsgegevens worden door ons over het algemeen verwerkt in verband met de uitvoering van een overeenkomst, namelijk de overeenkomst tot dienstverlening. In die gevallen waarbij er geen sprake is van een uitvoering van een dergelijke overeenkomst, dan vindt de verwerking plaats met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

De (persoons)gegevens die wij opvragen kunnen zijn uw (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, bankrekeningnummer etc. Ook als u contact met ons opneemt of de website bezoekt verwerken wij uw gegevens. NLG Verzekeringen respecteert uw privacy en daarom worden uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verwerkt met inachtneming van geldende wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Vertegenwoordiging betrokkene

Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, is in de plaats van toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgelegd.

Een toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

Doelen van de verwerking van gegevens

In het kader van de verzekeringsovereenkomst en/of financiële dienst wordt door ons om persoons- en andere gegevens gevraagd en worden deze gegevens ook bewaard. Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

• Het beoordelen en/of accepteren van een aanvraag en voor het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst of financiële dienst.
• Het verrichten van analyses om het klantbestand te vergroten, onze producten en diensten te verbeteren en om bij het productaanbod en de dienstverlening beter te kunnen inspelen op uw persoonlijke situatie.
• Marketingactiviteiten om een goede relatie met u tot stand te brengen, in stand te houden of uit te breiden.
• Het doen van wetenschappelijk, statistisch en/of marktonderzoek.
• Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector daaronder begrepen het voorkomen en bestrijden van fraude ten opzichte van NLG-Verzekeringen en andere financiële instellingen.
• Het voldoen aan wet- en regelgeving.

Rechtsgronden voor verwerking van gegevens

Wij gebruiken tenminste een van de volgende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het uitvoeren van een overeenkomst voor een verzekeringsproduct of een financiële dienst.
• Het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
• De uitdrukkelijke toestemming die u heeft gegeven om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden.
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze bedrijfsvoering of die van een derde. Wij maken hierbij steeds de afweging tussen uw belangen en die van ons.
• De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat. In de regel zal een dergelijke basis niet aanwezig zijn voor onze dienstverlening.

De gegevens worden alleen verwerkt door personen die op basis van een (arbeids-)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

Bijzondere- en strafrechtelijk persoonsgegevens

Soms verwerken wij bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens.

De verwerking van deze bijzondere- en strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 9 en met 10 van de AVG).

Als gevolmachtigd agent mogen wij informatie over uw gezondheid in onze administratie verwerking, mits dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van onze werkzaamheden. Gegevens over een eventueel strafrechtelijk verleden mogen wij ook bij u opvragen, indien dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de overeenkomst, mits u hier uitdrukkelijk uw toestemming voor verleent.

Raadpleging van en verwerking door externe bronnen

Om een verantwoord acceptatie-, schaderegelings- en fraudebeleid te voeren, kunnen wij bovendien informatie over u inwinnen bij externe bronnen die wij betrouwbaar achten. Daarbij kunt u denken aan partijen zoals Roy-data voor de registratie van uw bonus/malus-verklaring, de RDW voor uw voertuiggegevens en de stichting CIS ten behoeve van het voorkomen en bestrijden van fraude in de verzekeringsbranche.

De Stichting CIS (Stichting Centraal Informatie Systeem) registreert verzekeringsgegevens voor verzekeraars en gevolmachtigd agenten. Wij kunnen onder bepaalde voorwaarden ook informatie over u laten opnemen in het systeem. Meer informatie vindt u op www.stichtingcis.nl.

Opslag en bewaartermijnen van persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover wij deze nodig hebben en/of daartoe wettelijk of contractueel worden verplicht. Gegevens die wij noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren wij in ieder geval gedurende de looptijd van onze relatie, verzekeringsovereenkomst en of financiële dienst. Persoonsgegevens worden daarna uitsluitend anoniem op archiefniveau bewaard voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen, voor marketingdoeleinden en/of voor productontwikkeling.

Verwijdering van persoonsgegevens blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:

• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist (onder andere de Wet op het financieel toezicht) is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Geautomatiseerde processen

Het accepteren en muteren van verzekeringsovereenkomsten hebben wij grotendeels geautomatiseerd. Dit gebeurt aan de hand van (acceptatie) criteria en door raadpleging van externe bronnen. Indien daartoe aanleiding is, vindt een handmatige beoordeling door een medewerker plaats.

Wij nemen telefoongesprekken op

Om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en ter bestrijding van fraude kunnen wij onze telefoongesprekken opnemen. Gesprekken kunnen worden teruggeluisterd om onze medewerkers te trainen, en indien noodzakelijk, om de met u gemaakte afspraken te verifiëren. De gesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is.

Beveiliging van uw gegevens

Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Verstrekken van gegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen wij wel doen als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of indien dit noodzakelijk is of verband houdt met de verzekeringsovereenkomst en/of financiële dienst. Onder derden worden onder meer, doch niet uitsluitend, verstaan: uw bemiddelaar, financiële instellingen (zoals banken of verzekeraars) expertisebureaus, schadeherstellers en incassobureaus.

Externe partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, voor de doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken Dit leggen wij vast in schriftelijke overeenkomsten.

Informatie, wijziging en bezwaar

U heeft specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierover kunt u altijd contact met ons opnemen. Dit betreft bijvoorbeeld:

• De manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
• Inzage in uw persoonsgegevens.
• Bezwaren tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.
• Aanpassing van uw persoonsgegevens.
• Verwijdering (wissen) van uw persoonsgegevens.
• Overdracht van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek schriftelijk of per email (info@nlg-verzekeringen.nl) voorleggen aan onze functionaris gegevensbescherming. U ontvangt een reactie binnen 5 werkdagen. Het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan uw verzoek. In dat geval laten wij u dat gemotiveerd weten.

Bent u het niet eens met de uitkomst dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens hierover een klacht indienen. Meer informatie hierover vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Datalekken

Indien wij worden geconfronteerd met een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan onderzoeken wij of er persoonsgegevens verloren zijn gegaan of dat een onrechtmatige verwerking niet valt uit te sluiten.

Blijkt uit voornoemd onderzoek dat er persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt of er is om een andere reden sprake van (een aanzienlijke kans op) nadelige gevolgen voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens, dan informeren wij de Autoriteit Persoonsgegevens over het datalek.

Indien wij niet alle gelekte persoonsgegevens (goed) hebben versleuteld, of indien het datalek om andere redenen waarschijnlijk ongunstige gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen, dan melden wij het datalek eveneens aan de Autoriteit Financiële Markten. Het is mogelijk dat in overleg met de genoemde toezichthouders ook wordt besloten om de betrokkenen te informeren over het mogelijke datalek.

Klachtenregeling

Als u of een betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kunt u zich richten tot:

• De klachtencoördinator van NLG Verzekeringen.

Als u niet tevreden is over de uitkomst van het de klacht, dan kunt u zich wenden tot:

• Het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening te Den Haag.
• De Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil.

Wijzigingen van het privacy statement

Het kan voorkomen dat dit Privacy statement aangepast wordt, bijvoorbeeld door een wijziging in de wet- en regelgeving. De meest recente versie is dan van toepassing. Deze vindt u altijd op deze pagina.